Resursele financiare sunt esențiale pentru orice firmă, de aceea departamentul financiar-contabil trebuie să fie organizat în mod eficient. Află în continuare cum să realizezi arhivarea documentelor contabile, în funcție de categorii, urgențe, niveluri de securitate a datelor. Astfel vei reuși să păstrezi în siguranță și să accesezi cu succes toate tipurile de acte, rapoarte și documente necesare pentru activitatea de zi cu zi a companiei tale.
Stabilește ce documente contabile trebuie să păstrezi și pentru cât timp
Realizează o listă cu toate tipurile de documente contabile pe care le utilizezi: facturi, chitanțe, registre de casă, jurnale de vânzări, state de plată, rapoarte financiare, declarații fiscale și documente de audit. Solicită detalii despre durata de păstrare a acestora. Legea prevede termene specifice de păstrare a documentelor contabile, care pot varia între 5 și 10 ani, în funcție de tipul documentului și de normele în vigoare. În cazul unor litigii sau investigații fiscale, este posibil să fie necesară păstrarea unor documente pentru o perioadă de timp mai mare. De aceea, trebuie să gestionezi corect documentele contabile, ca să rezolvi cu succes astfel de situații. Ia în considerare actualizarea și revizuirea periodică a documentelor contabile. Acest proces include și eliminarea documentelor care nu mai sunt necesare, pentru a nu aglomera spațiul de depozitare.
Sortează și clasifică documentele contabile ale firmei tale
Sortează documentele contabile în funcție de anumite criterii, cum ar fi data, tipul documentului, partenerul de afaceri etc. Astfel găsești rapid informațiile necesare. Clasifică documentele contabile după specificul tranzacțiilor (de exemplu facturi de vânzare, facturi de cumpărare, chitanțe etc.). Această abordare te ajută la organizarea și gestionarea eficientă a documentelor contabile.
Stabilește proceduri specifice de sortare și clasificare. Acestea pot varia în funcție de dimensiunea afacerii și de domeniul de activitate, dar includ în general etape precum: colectarea tuturor documentelor, verificarea acurateței, clasificarea în categorii predefinite, etichetarea și depozitarea într-un sistem ordonat. Este recomandat să utilizezi un sistem de fișiere sau un software specializat, pentru a te asigura că documentele sunt organizate în mod corespunzător și sunt ușor de accesat. Schimbările în cadrul afacerii, modificările legislative și fiscale pot influența modul în care documentele contabile trebuie sortate și clasificate. Prin revizuirea și actualizarea periodică a procedurilor, te asiguri că sistemul este în continuare eficient, pentru gestionarea corespunzătoare a documentelor contabile.
Utilizează sisteme de stocare în cloud pentru documentele contabile
Cele mai citite articole
După ce ai selectat furnizorul de servicii cloud potrivit, următorul pas constă în organizarea documentelor contabile, ca să corespundă noii forme de organizare. Este recomandat să creezi foldere și subfoldere pentru a grupa documentele într-un mod coerent și ușor de navigat. Furnizorii de servicii cloud oferă funcționalități suplimentare, cum ar fi etichetele sau alte instrumente logistice.
Gestionează cu grijă permisiunile de acces, astfel încât doar persoanele autorizate să poată vedea anumite documente. Ia în considerare lucrul de pe dispozitive mobile sau în afara biroului, pentru flexibilitate și eficiență în gestionarea documentelor contabile. Implementează măsuri adecvate pentru protejarea informațiilor sensibile. Criptarea datelor poate asigura un nivel suplimentar de securitate în timpul transferului și stocării acestora în cloud. De asemenea, este recomandat să realizezi backup-uri periodice și să respecți reglementările privind protejarea documentelor și a informațiilor, cum ar fi Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR).
Este important să te pregătești pentru situații de urgență, cum ar fi incendii, inundații sau atacuri cibernetice. Un plan de recuperare a datelor trebuie să fie elaborat și implementat, pentru a minimiza pierderea documentelor contabile în astfel de situații. În plus, trebuie să ai protocoale clare în cazul unei pierderi de documente contabile.
În concluzie, protecția documentelor contabile este esențială pentru orice afacere. Alege servicii de arhivare și depozitare pentru implementarea măsurilor de securizare adecvate, cu respectarea regulamentelor privind confidențialitatea, instruirea angajaților și planificarea pentru situații de urgență. Astfel vei asigura integritatea și confidențialitatea documentelor contabile în cadrul firmei tale.
